Welche Dokumente müssen in den Aktenvernichter?

Spätestens wenn sich in Unternehmen oder dem privaten Haushalt Papierberge auftürmen und der Überblick verloren zu gehen droht, überlegt man sich welche Dokumente entsorgt werden dürfen und welche aufbewahrt werden müssen.
Dokumente enthalten oftmals sensible Daten, die man Fremden nicht zugänglich machen möchte.
Diese einfach in den Papierkorb wandern zu lassen, öffnet so manch einem Betrüger die Tür zu Betrügereien. Deshalb sollten diese, beispielsweise über einen Aktenvernichter unleserlich gemacht werden. Doch welche Dokumente müssen in den Aktenvernichter und wie müssen Unternehmen vorgehen um einer gesetzeskonformen Vernichtung zu entsprechen?

Privatpersonen sollten Kontoauszüge, Einkaufsbelege, Gehaltsabrechnungen oder amtliche Schreiben nicht einfach im Hausmüll entsorgen. Dem Datenmissbrauch durch Betrüger werden damit Tür und Tor geöffnet.

Noch vorsichtiger müssen Unternehmen mit den bei Ihnen hinterlegten Daten umgehen. Vor allem personenbezogene Daten bieten die Möglichkeit der Betriebsspionage.

Bevor Sie jetzt aber wild drauflos alle Dokumente zerkleinern, beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
So sind beispielsweise im betrieblichen Bereich Rechnungen oder Kontoauszüge für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren. Es könnte Sie sehr schnell in Misskredit bringen und empfindliche Strafen nach sich ziehen, wenn es zu einer Betriebsprüfung käme, bei der Sie entsprechende Unterlagen nicht vorlegen könnten.
Im Falle der Aufnahme und Entsorgung personenbezogener Daten und der Frage nach der gesetzlichen Entsorgung gibt die europäische Datenschutzgrundverantwortung (DSGVO) die entsprechenden Antworten.
So sind Daten, die in Papierform vorliegen, in verschiedenen Sicherheitsstufen der Aktenvernichtung zu entsorgen:

Sicherheitsstufe 1
Vernichtung allgemeiner Daten. Eine Rekonstruktion ist möglich jedoch mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden.

Sicherheitsstufe 2
Vernichtung interner Daten. Eine Rekonstruktion ist mit Hilfsmitteln und einem erhöhten Zeitaufwand möglich.

Sicherheitsstufe 3
Vernichtung sensibler und vertraulicher Daten, z.B. Personalbögen. Eine Rekonstruktion setzt einen erheblichen Zeitaufwand voraus. Ausreichend für den privaten Haushalt.

Sicherheitsstufe 4
Vernichtung besonders sensibler Daten, z.B. Projektpläne. Eine Rekonstruktion ist nur durch eine Spezialausrüstung möglich.

Sicherheitsstufe 5
Vernichtung geheim zu haltender Unterlagen. Eine Rekonstruktion auf dem Stand der heutigen Technik ist unwahrscheinlich.

Sicherheitsstufe 6
Vernichtung geheim zu haltender Unterlagen mit hohen Sicherheitsvorkehrungen. Eine Rekonstruktion der Daten nach dem heutigen Stand der Technik ist nicht möglich.

Sicherheitsstufe 7
Vernichtung streng geheimer Daten. Eine Rekonstruktion nach dem heutigen Stand von Wissenschaft und Technik ist unmöglich. Als Privatperson sollten Sie ähnlich einem Unternehmer, ein Ordnungssystem aufbauen, um stets einen guten Überblick über benötigte und nicht mehr benötigte Unterlagen und Dokumente zu behalten. Dabei sollten Sie Ihre Unterlagen chronologisch aufsteigend und themenbezogen sortieren. Beachten Sie bitte, dass die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht für alle Unterlagen gleichermaßen eines Tages abläuft. Es gibt Dokumente, die Sie Ihr Leben lang aufbewahren müssen. Dazu zählen:

  • Zeugnisse
  • Heiratsurkunde
  • Geburtsurkunde
  • Ausweise

Hierzu zwei Beispiele aus der Praxis Zeugnisse benötigen Sie jedes Mal wenn Sie eine neue Bewerbung zu einem Stellenangebot einreichen. Auch im Falle der Arbeitslosigkeit sind Sie wichtig, damit die entsprechenden Stellen Sie aufgrund Ihrer Leistung und Vorbildung einordnen und Ihnen passende Stellenangebote zukommen lassen können. Ihren Personalausweis beispielsweise führen Sie ein Leben lang mit sich, da Sie sich über ihn gegenüber Amtspersonen legitimieren können. Bei Ablauf der Gültigkeitsdauer stellt Ihnen Ihr Rathaus einen neuen Personalausweis aus und zieht den alten ein, um ihn zu vernichten. Das gleiche gilt für den Reisepass. Für Unterlagen (auszugsweise), die Sie vernichten dürfen, gelten die folgenden Aufbewahrungsfristen: Für Bankunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von vier Jahren. Zahlungsaufforderung können Sie nach deren Begleichung vernichten. Geschäftsunterlagen, wie Schriftverkehr und Finanzberichte, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Rechnungen, Kontoauszüge und Bilanzunterlagen dürfen nach zehn Jahren im Aktenvernichter geschreddert werden.

Fazit: Welche Dokumente in den Aktenvernichter müssen, haben wir Ihnen aufgezeigt. Es geht dabei nicht nur darum gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch um die eigene Sicherheit.


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