Warum Aktenvernichtung wichtig ist

Aktenvernichter sind nützliche Geräte um nicht mehr aktuelle Dokumente, Schriftgut und Datenträger zu zerkleinern.
Dennoch gehen viele Unternehmer immer noch zu sorglos mit ihren Daten um.
Mit der Aktenvernichtung wird zum einen die Sicherheit der Daten gewährleistet und zum anderen wird Platz für neue Unterlagen geschaffen.
Betriebliche Informationen, die Sie als Unternehmer unbedingt vernichten sollten sind beispielweise:

  • Kalkulationen
  • Kontoauszüge
  • Verträge
  • Entwürfe und Pläne
  • Finanzunterlagen
  • Steuerunterlagen
  • Preislisten
  • Gehaltsinformationen
  • technische Dokumentationen


Warum Aktenvernichtung wichtig und welcher Schutzbedarf angemessen ist, zeigen wir Ihnen im Folgenden auf. Jedes Unternehmen, das personenbezogene und vertrauliche Daten verarbeitet muss gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz eine sichere Vernichtung und Entsorgung dieser Daten sicherstellen. Dies ist unabhängig davon ob diese Daten in Papierform oder auf digitalen Speichermedien vorliegen. Die Vervielfältigung der Daten muss unmöglich oder aber, so gut wie möglich, erschwert werden. Ab der Sicherheitsstufe P4 erfolgt die Datenvernichtung gemäß der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO-konform). Wird dies unterlassen sind einem Datenmissbrauch womöglich Tür und Tor geöffnet. Und nicht nur das - bei Datenschutzverstößen drohen Bußgelder von bis zu 300.000 Euro und Freiheitsstrafen.
Das Bundesdatenschutzgesetzt besagt, dass Unternehmen mit mehr als vier Mitarbeitern, die mit sensiblen Daten zu tun haben, einen Datenschutzbeauftragten oder eine Datenschutzbeauftragte ernennen müssen.
Wie hoch Ihr Schutzbedarf ist und damit die Sicherheitsstufe Ihres Aktenvernichters sein sollte, können Sie der nachstehende Tabelle entnehmen.

Aktenvernichter
Sicherheitsstufen
Informationen in Originalgröße
z.B. Papier
Optische Datenträger
z.B. DVD,CD
Magnetische Datenträger
z.B. Disketten
Elektronische Datenträger
z.B. Chipkarten
Informationen in verkleinerter Form
z.B. Folie,Film
Allgemeine Dokumente, die unlesbar gemacht werden sollen.
z.B. veraltetes Prospekt- und Werbematerial
P1: Streifenbreite max.12mm 0-1:
Partikelgröße max.2000qmm
T1:
mechanisch funktionsuntüchtig
E1:
mechanisch/elektronisch funktionsuntüchtig
F1:
Partikelgröße max.160qmm
Interne Unterlagen.
die unlesbar gemacht werden
sollen.
z.B. Aushänge
P2:
Streifenbreite
max.6mm
0-2:
Partikelgröße max.800qmm
T2:
Partikelgröße
max.2000qmm
zerteilt Partikelgröße
max.30qmm
Datenträger mit vertraulichen Daten.
z.B. Bestellungen,Angebote
P3:
Partikelgröße
max.320qmm
0-3:
Partikelgröße
max.160qmm
T3:
Partikelgröße
max.320qmm
Partikelgröße
max.160qmm
Partikelgröße
max.10qmm
Datenträger mit besonders vertraulichen Daten.
z.B.medizinische Berichte
P4:
Partikelgröße
max.160qmm

0-4:
Partikelgröße
max.30qmm
T4:
Partikelgröße
max.160qmm
Partikelgröße
max.30qmm
Partikelgröße
max.2,5qmm
Datenträger mit Geheiminformationen.
z.B. Patente
P5:
Partikelgröße
max.30qmm
0-5:
Partikelgröße
max.10qmm
T5:
Partikelgröße
max30qmm
Partikelgröße
max.10qmm
Partikelgröße
max.1qmm

Sie werden sich jetzt vielleicht fragen, warum Sie als Privatperson Akten vernichten sollten. Schließlich gibt es auch Papiercontainer um Ihre nicht mehr benötigten Papiere zu entsorgen. So landen manchmal Unterlagen mit persönlichen Daten dort, wo sie dem öffentlichen Zugriff nicht mehr entzogen werden können. Hat ein Betrüger diese erst einmal in der Hand ist es ein leichtes diese für kriminelle Zwecke zu nutzen. Es gibt viele Unterlagen, die vertrauliche Informationen enthalten, wie beispielsweise:

  • Steuerunterlagen
  • Kreditkartenabrechnungen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Telefonrechnungen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Kontoauszüge


Fazit
: Ob Privatperson oder Unternehmer - ein sorgsamer Umgang mit sensiblen Daten vermeidet spätere unliebsame Überraschungen.


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