Tipps und Tricks für Sekretärinnen

Die Sekretärin zwischen Assistenz und Projektaufgaben

Eine Sekretärin ist in vielen Unternehmen die meist unterschätzte Mitarbeiterin. Als schmückendes Beiwerk der Geschäftsleitung oder Tippse abgestempelt fristet sie ein ungerechtes Dasein. Dabei ist die Sekretärin die zentrale Anlaufstelle für Assistenz und organisatorische Aufgaben im Unternehmen. Sei es im Rahmen der Ablage oder der Koordinierung und Abstimmung von Abläufen rund um das Management der Führungskräfte. Welche Tätigkeiten genau anfallen hängt sehr davon ab in welchem Unternehmen und welcher Abteilung Sie arbeiten. Eine Diktatübernahme in Schriftform, die Terminierung von Meetings und Konferenzen können genauso Teil Ihres Aufgabenbereichs sein, wie die Dokumentenverwaltung oder Repräsentation des Unternehmens. Die folgenden Tipps und Tricks für Sekretärinnen helfen die Arbeit optimal auszuführen:

  • Abstimmung: Viele Vorgesetzte sind überlastet und vergessen aufgrund dessen wichtige Daten oder Termine. Fragen Sie regelmäßig benötigte Informationen ab und stimmen Sie gemeinsam Termine ab. Legen Sie sich Termine auf Wiedervorlage und erinnern Sie Ihren Chef rechtzeitig daran.
  • Auftreten: Treten Sie selbstsicher auf, damit Ihr Vorgesetzter sieht, dass Sie Ihren Aufgaben gewachsen sind und er sich auf Sie verlassen kann.
  • Überblick: Erkennen Sie wichtige von unwichtigen Telefonaten zu unterscheiden. Werbeanrufe, die Ihr Chef grundsätzlich ablehnt sollten Sie souverän abblocken. Geschäftspartner oder die Ehefrau sollten Sie durchstellen, es sei denn Ihr Chef ist aktuell nicht erreichbar. Halten Sie sich darüber auf dem Laufenden wo Ihr Chef sich befindet und was er gerade macht.
  • Kleidung: Zu Ihrer Funktion als Sekretärin kann auch die Tätigkeit einer Empfangsdame zählen. Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre Firma repräsentieren und kleiden Sie sich entsprechend um einen guten Eindruck auf Besucher zu hinterlassen.
  • Ordnung: Halten Sie Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz. Nicht ein System ist wichtig, sondern Ihr System, das Sie benötigte Dokumente sofort finden lässt. Das hinterlässt immer einen guten Eindruck bei Ihrem Vorgesetzten.
  • Selbstständigkeit: Arbeiten Sie selbstständig und warten Sie nicht immer nur auf Anweisungen. Fehlen Ihnen Informationen oder Unterlagen werden Sie aktiv und sprechen Sie Ihren Vorgesetzten an.
  • Zeitmanagement: Eine Vielzahl an Aufgaben kann schnell dazu führen, dass der Überblick verloren geht. Setzen Sie sich einen zeitlichen Rahmen für einzelne Aufgaben, damit Sie nicht überrollt werden.


Die Sekretaerin - das Organisationstalent
Mit einer guten Organisation behält die Sekretärin Ihre Aufgaben und Termine im Griff und vermittelt einen guten Eindruck in Bezug auf Zuverlässigkeit und Sicherheit. Zudem vermeidet Sie Ärger mit Vorgesetzten und Kunden.


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