Reisekosten gesetzliche Anforderungen

Eine Reisekostenabrechnung ist formlos, setzt keine gesetzliche Vorlage voraus und muss nicht unterschrieben werden. Im Internet finden Sie das ein oder andere Reisekostenabrechnung Formular. Achten Sie darauf dass sich gesetzliche Pauschalbeträge und Regelungen schnell ändern können. Eine andere und sichere Möglichkeit Regelungen korrekt einzuhalten, sind die von Avery Zweckform immer aktuell gehaltenen Formularbücher, wie die Avery Zweckform 743 Reisekostenabrechnung.
Für Unternehmer, Außendienstmitarbeiter oder Monteure fällt eine Reisekostenabrechnung an, sobald eine auswärtige Tätigkeit ausgeführt werden muss.
Was bedeutet auswärtige Tätigkeit ?
Darunter versteht man Kosten die anfallen wenn Sie als Unternehmer z.B. in einer Auslandsfiliale tätig werden, als Monteur auf eine Baustelle, oder im Rahmen Ihrer Außendiensttätigkeit beim Besuch einer Messe, Veranstaltung oder einem Kundenbesuch vor Ort, übernachten müssen. Nicht alle Kosten, die auf einer Dienstreise entstehen sind automatisch Reisekosten. In die Abrechnung fallen beispielsweise dementsprechende Fahrt- und Übernachtungskosten. Diese Reisekosten können Sie gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Dabei müssen Sie beachten, dass der Gesetzgeber für einzelne Bestandteile, die Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung aufführen Pauschalbeträge festgesetzt hat.

Die Verpflegungspauschale

Im Inland gelten folgende Beträge bei auswärtigen Tätigkeiten:

  • Dienstreise 1 Tag - mehr als 8 Stunden - keine Übernachtung = 12 Euro
  • Dienstreise mehrere Tage - 24 Stunden oder mehr = 24 Euro
  • Dienstreise mehrere Tage für den An- und Abreisetag inkl. Übernachtung im Hotel = jeweils 12 Euro


Wie sich die ansetzbaren Kosten bei Hotelaufenthalt mit Frühstück darstellen zeigt folgendes Beispiel:

  • Tag 1 - Anreise: 12 Euro pauschal
  • Tag 2 - Aufenthalt: 24 Euro pauschal. 1 Frühstück = 24 Euro - 20% = 4,80 Euro
  • Tag 3 - Abreise: 12 Euro pauschal. 1 Frühstück = 24 Euro - 20% = 4,80 Euro


Das Gesamtergebnis ergibt sich aus 12 + 24 + 12 Euro abzüglich 2x 4,80 Euro = 38,40 Euro abrechenbare Verpflegungspauschale.
Mittag- und Abendessen, die dienstlich anfallen, werden genauso wie das Frühstück abgerechnet und von der zur Verfügung stehenden Verpflegungspauschale abgezogen.

Reisekosten gesetzliche Vorgaben

Beruflich bedingte Reisen dürfen maximal 3 Monate dauern. Wird dieser Zeitraum überschritten handelt es sich um keine Dienstreise mehr und die Spesen dürfen nicht angesetzt werden. Übernachtungskosten werden mit pauschal 20 Euro angesetzt, sofern keine Hotelrechnung vorliegt.

Reisekostenabrechnung Arbeitnehmer

Als Arbeitnehmer müssen Sie wissen, ob Ihr Arbeitgeber private Übernachtungen bei auswärtigen Tätigkeiten anerkennt. Denn gesetzlich verpflichtet ist er dazu nicht. Das heißt er muss keine Verpflegungspauschalen auszahlen, sofern dies nicht im Arbeitsvertrag geregelt wurde. Zahlt der Arbeitgeber nichts aus, dürfen Sie als Arbeitnehmer Ihre pauschalen Aufwendungen in Ihrer Steuererklärung ansetzen.

Reisekostenabrechnung richtig ausfüllen

Sollte eine Hotelrechnung vorliegen, die Sie beim Finanzamt als Betriebsausgabe ansetzen möchten, müssen Service-Pauschalen, wie Kosten für Telefon oder Transfers vom Flughafen zum Hotel, Parkgebühren, sowie Essenkosten separat ausgewiesen werden. Der Grund liegt darin, dass die Übernachtungskosten mit 7% versteuert werden, die übrigen Kosten mit 19%.

Reisekostenabrechnung Kilometerpauschale

Sollten Sie als Arbeitnehmer Ihr Privatfahrzeug für Dienstreisen nutzen gelten gesetzlich geregelte Kilometerpauschalen.
3 Abrechnungen hierzu sind möglich:

  • Die Abrechnung erfolgt anhand einer Kilometerpauschale von 30 Cent/Kilometer bei einem Auto bzw. 20 Cent/Kilometer bei Motorrädern und Mopeds.
  • Die Abrechnung erfolgt mit Hilfe eines Fahrtenbuchs und Einzelnachweisen/Belegen in der tatsächlich angefallenen Höhe.
  • Die Abrechnung erfolgt über ein Fahrtenbuch und einem fahrzeugindividuellen Kilometersatz in tatsächlicher Höhe. Dieser Kilometersatz kann per Einzelnachweisen über einen Zeitraum von 12 Monaten errechnet werden.
  • Reisenebenkosten
  • Darunter fallen unter anderem Trinkgelder, Parkgebühren, Eintrittsgelder und Telefonkosten. Nicht abrechnen können Sie Kosten, die in Ihrer Freizeit entstanden sind, so z.B. private Telefongespräche, Pay-TV, Eintrittsgelder in Museen, zoologische Gärten, Kino, etc.


Urheber des Bildes: joinunsplash - © Kyle Glenn


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