Die Personalaktenführung - Rechte und Pflichten

Personalakten anlegen

Eine Personalakte soll den dienstlichen Werdegang eines Arbeitnehmers vollständig und wahrheitsgemäß enthalten. Dazu gehören Daten und Vorgänge, die sich auf den Arbeitnehmer und sein Arbeitsverhältnis im Unternehmen beziehen. Eine Personalmappe in Papierform oder digitaler Form dient dabei als Sammelbehältnis. Klassische Personalmappen sind aus Hartpappe gefertigt, besitzen in der Regel 5 Fächer und einen Sichtreiter für die Beschriftung der Mappe.
Rechtlich sind beide Formen der Anlage zulässig, wobei bei digitalen Personalakten der Datenschutz eine besondere Rolle spielt. Gleich wie diese geführt wird liegt sie im Interesse beider Parteien, auch wenn keine Pflicht zur Anlage besteht.

Personalakte Inhalt

Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag und eventuelle Abmahnungen sind Bestandteil einer Personalmappe. Wobei Abmahnungen in der Regel nach zwei Jahren wieder entfernt werden. Dem Arbeitgeber bleibt überlassen welche Daten er sammelt. Dabei sollte es sich jedoch ausschließlich um Dokumente handeln, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Was ein Arbeitnehmer gerne in seiner Freizeit unternimmt, welchen Hobbies er nachgeht oder welche Musik er bevorzugt, gehört hier nicht hinein. Weitere zulässige mögliche Inhalte

  • Urlaubsanträge und -genehmigungen
  • liegen Lohnpfändungen oder Kredite vor
  • Personalfragebogen
  • liegt eine Mitgliedschaft im Betriebsrat vor
  • Krankmeldungen
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
  • Arbeitszeugnisse zur betrieblichen Leistung und zu Fortbildungen
  • Angaben zur Sozialversicherung, z.B. Krankenkasse
  • Arbeitszeugnis und betriebliches Kündigungsschreiben

Personalakte Rechte und Pflichten

Im Arbeitsrecht kann eingesehen werden welche Rechte und Pflichten mit Erstellung einer Personalakte Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben. Die Führung und Verwaltung der Personalakte bleibt ausschließlich befugten Personen vorbehalten. Dazu zählen der Arbeitgeber, sowie der Personalleiter und eine eventuelle Sekretärin des Personalers. Der Inhalt der Akte ist vertraulich zu behandeln und darf nicht an Dritte weiter gegeben werden. Durch das Bundesdatenschutzgesetz werden bei der digitalen Speicherung der Daten, im Gegensatz zur Papierablage, besondere Anforderungen an Unternehmen gestellt. Sobald mehr als mindestens 10 Mitarbeiter regelmäßig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind besteht die Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dieser muss nicht aus dem Unternehmen stammen.

Personalakte einsehen

Ein Arbeitnehmer darf seine Akte jederzeit und ohne Angabe von Gründen einsehen. Um späteren Konflikten vorzubeugen empfiehlt sich die regelmäßige Einsicht. Dabei darf der Arbeitnehmer Kopien anfertigen und sich Notizen machen, falls gewünscht, auch im Beisein eines Betriebsratsmitglieds. Auf ein zeitlich befristetes Ausleihen der Akten durch den Arbeitnehmer hingegen besteht kein Recht. Der Arbeitnehmer darf Gegendarstellungen verfassen, die seiner Akte an entsprechender Stelle zugeordnet werden müssen. Unwahre Behauptungen, speziell solche, die die Karriere behindern müssen auf Verlangen des Arbeitnehmers gelöscht oder korrigiert werden. Kommt der Arbeitgeber dem nicht oder nur ungenügend nach, kann auch gerichtlich eine Änderung oder Berichtigung angestrengt werden.

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