Ordner Vorteile und Nachteile

Wann wurde der Ordner erfunden?

Die Erfindung des physischen Ordners geht auf das Jahr 1886 zurück. Friedrich Soennecken entwickelte in diesem Jahr in Bonn den ersten Ordner. Der Ordner, wie wir ihn heute kennen, ist eine Weiterentwicklung von Louis Leitz mit Stammsitz in Stuttgart-Feuerbach.
Lose Blätter werden eingelegt oder entnommen. Über Register erfolgt eine Einteilung der Ablage um Suchvorgänge möglichst effizient zu gestalten.
Warum viele Aktenordner ein Griffloch haben erklärt sich damit, dass sie dadurch leichter aus dem Regal entnommen werden können.
Was für Ordner man braucht hängt davon ab, welche und wie viele Unterlagen dieser aufnehmen soll.
Entsprechend dazu gibt es unterschiedliche Füllvermögen von bis zu 600 Blatt 80g/qm.

Welche Ordner brauche ich im Büro

Unterschiedliche Anforderungen erfordern unterschiedliche Lösungen. So verhält es sich auch mit dem Ordner. Setzen Sie Ordner ein, die einige wenige Präsentationsunterlagen enthalten macht es keinen Sinn sich für die dickste Ausführung zu entscheiden. Ein 30 oder 50 Millimeterrücken ist völlig ausreichend.
Legen Sie in der Buchhaltung Lieferscheine oder Rechnungen ab bietet sich hingegen eine Ablagemöglichkeit mit Rückenstärken von bis zu 80 Millimetern an.
Ein positiver Nebeneffekt ist dabei der Platz, den Sie durch die richtige Auswahl einsparen und für andere Dinge nutzen können.
Auch in der Schule oder im privaten Haushalt bieten Sich Ordner für Ablage und Archivierung an.

Ab wann Ordner in der Schule nutzen ?

Im Grunde genommen hängt dies weniger von der Klassenstufe als vom jeweiligen Lehrer ab.
Beachten Sie aber, dass Ordner sperrig sind und einigen Platz in Anspruch nehmen. Dafür bieten sie im Gegenzug einige Vorteile. Ein Ordner kann zahlreiche Fächer enthalten und einige Hefte ersetzen.
Nutzen Sie Heftstreifen um nicht benötigte Fächer entnehmen zu können, falls an einem Tag kein Unterricht in einem bestimmten Fach stattfindet. Alternativ dazu bietet sich eine Fächermappe an, in der Sie lose Blätter ohne abheften einlegen können.
Eines sollten Sie dabei bedenken. Gehören Sie zur Kategorie Mensch, die Unterlagen nicht konsequent pflegt, sollten Sie bei Heften oder Notizbüchern bleiben. Sonst laufen Sie Gefahr wichtige Dokumente zu verlieren.
Alternativ bietet sich die elektronische Datenspeicherung an, auf die wir später noch eingehen werden.
Die Vor- und Nachteile kurz zusammengefasst:

 Großes Fassungsvermögen
 Blätter können einfach entnommen und eingelegt werden
 Viele Themenbereiche in einem Ordner. Strukturierung durch Register,Trennblätter oder Trennstreifen

 Nimmt mehr Platz ein als ein Heft
 sperrig
 setzt konsequente Pflege voraus, damit Dokumente nicht verloren gehen


Die Beschriftung der Ordnerrücken können Sie per Hand oder kostenlosem Etikettenprogramm vornehmen. Mehr dazu erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Avery Zweckform Ordnerrücken - Etiketten zur Ordnerbeschriftung online kaufen

Perfekt beschriftete Ordnerrücken schaffen nicht nur Ordnung, sondern wirken auch sehr professionell und sparen wertvolle Arbeitszeit.
Zweckform Etiketten Vorlagen gibt es für zahlreiche Einsatzzwecke. Die Ordnerrücken Vorlagen zum Drucken sind besonders zu empfehlen. Die Ordnerrückenaufkleber sehen gut aus, lassen sich einfach bedrucken und machen es so besonders einfach, Ordnung im Büro zu schaffen.

Die besonderen Vorteile der Ordneretiketten von Avery Zweckform

  • Sie können die Ordnerrücken per Inkjet, Kopierer, Farb-Laser und S/W-Laser bedrucken
  • Es gibt mehrere Farben (gelb, blau, rot, weiß), damit Sie die Ordner nach Sachgebieten farblich ordnen können
  • Die Klebekraft der Avery Zweckform Ordneretiketten hält dauerhaft
  • Die Etiketten sind umweltzertifiziert und problemlos per Laserdrucker, Inkjet zu bedrucken
  • Darüber hinaus zeichnen sich Zweckform Ordnerrücken-Etiketten durch eine hohe Blickdichtigkeit aus, so dass alte Beschriftungen der Aktenordner nach dem Überkleben nicht durchscheinen
  • Besonders praktisch: Avery Zweckform Ordneretiketten sind rückstandsfrei ablösbar
  • Produkt-Lieferung in vielen Größen. Z. B.: 61 x 297 mm, 61 x 192 mm, 38 x 192 mm

Ordner Etiketten gestalten geht mit Ordner Etiketten Vorlagen von Zweckform ganz einfach

Ob Sie Ordner Etiketten für Mac oder per PC Etiketten drucken wollen, Avery Zweckform Etiketten lassen sich kinderleicht bedrucken. Ganz gleich welche Art von Ordnerrücken bedruckt werden sollen, Zweckform Ordnerrückenetiketten sind ideal für jedes Büro.

Mit Avery Zweckform Etiketten Software geht das Ordneretiketten gestalten kinderleicht

Ordner Etiketten gestalten ist mit Avery Zweckform Etiketten das reinste Vergnügen. Sie brauchen sich nicht einmal die Etiketten Software downloaden.
Sie können online auf der Seite von Avery Zweckform Ihre Ordnerrücken individuell mit Bildern, Ihrem Logo und Texten gestalten und anschließend direkt als PDF abspeichern und sofort per Laser, Inkjet oder Kopierer ausdrucken.
Probieren Sie es aus, wie einfach sich Etiketten mit den praktischen Ordnerrücken-Vorlagen online gestalten lassen: 

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Hey aber warum sollte man eigentlich nicht alles digitalisieren wenn sich die Möglichkeit bietet ?
Wir stellen Ihnen dazu das bewährte 7-Ordner-System vor.

Das digitale 7-Ordner-System effektiv nutzen

Eine effektive Ordnerstruktur weist drei Kriterien auf:

  • Übersichtlichkeit: legen Sie auf jeder Ebene nur so viele Ordner an wie Sie auf einen Blick erfassen können
  • Schnelligkeit: die gesuchte Datei sollten Sie über maximal drei Klicks öffnen können
  • Nachvollziehbarkeit: auch Fremdanwender finden sich in der Ordnerstruktur intuitiv zurecht. Vermeiden Sie unklare Ordnernamen oder eine verschachtelte Ordnerstruktur.

Schluß mit dem Ordner Chaos

Schluss mit dem Ordner Chaos
Ineffektive Ablage- und Ordnerstrukturen führen zu überflüssigen Suchvorgängen und damit Zeitverlust.
Egal, ob Sie für jede Datei oder jeden Themenbereich ein neues Verzeichnis anlegen oder alles in zwei oder drei Ordnern auf Ihrem PC unterbringen - das Chaos ist vorprogrammiert. Sie verlieren den Überblick und damit Zeit und Geld. Entscheiden Sie sich gegen die physische Ablage und für eine Digitalisierung stellt das 7-Ordner-System eine gute Möglichkeit dar Ihre Suche zu optimieren. Milon Gupta hat dieses System im Fachmagazin für Büroorganisation Sekretaria vorgestellt.
Dabei enthält jeder Ordner auf einer Ebene höchstens 7 Unterverzeichnisse von denen jedes über nicht mehr als sieben Unterordner verfügt. Die Zahl "7" ist auf den amerikanischen Psychologen George A. Miller zurück zu führen, der herausgefunden hat, dass wir maximal sieben Informationseinheiten gleichzeitig in unser Arbeitsgedächtnis aufnehmen können.
Ein Mehr an Information überfordert unser Arbeitsgedächtnis, das dadurch mehr Zeit benötigt um sich zu orientieren.

Wie funktioniert die Ablage im 7-Ordner-System?

Ihr Dateiverzeichnis enthält auf der ersten Ebene höchstens 7 Ordner, die Ebene darunter 49 Ordner. Das heißt jedes Hauptverzeichnis besitzt sieben Dateiordner. Ebene Nummer drei verfügt über maximal 343 Ordner (49x7). Im Ergebnis sollten sich in Folge dessen maximal 399 eindeutig benannte Dateiordner auf Ihrem PC befinden.
Weitere Ebenen sind nicht effizient, da Sie für ein Erreichen mehr als drei Klicks benötigen würden.
So könnte Ihre digitale Ablage beispielsweise aussehen:

Ebene 1

1.Unternehmensführung
2.Abteilung Finanzen
3.Abteilung Personal
4.Abteilung Projekte
5.Abteilung Vertrieb
6.Abteilung Marketing und Werbung
7.Bildarchiv

Bei Auswählen der Datei Projekte öffnen sich beispielsweise folgende Unterordner:
Ebene 2
4.1.Projektart
4.2.Projektleiter
4.3.Projektbeginn
4.4.Avisierter Zeitraum
4.5.Material
4.6.Benötigtes Arbeitsgerät
4.7.Eingesetztes Personal

Bei Auswählen der Datei Material:
Ebene 3
4.5.1.Nägel
4.5.2.Schrauben
4.5.3.Baustoff
4.5.4.Bindemittel
4.5.5.Filter
4.5.6.Regler
4.5.7.Kabel

Diese Ordnerstruktur können Sie selbstverständlich jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Werden Sie nicht nervös wenn Sie in einem Verzeichnis ein oder zwei Unterordner mehr aufführen, vermeiden Sie aber Mengen von 15 oder mehr, damit das System intakt bleibt.
Eine Abweichung vom 7-Ordner-Schema kann beispielweise bei der Anlage des Ordners "Personalakte" sinnvoll sein, wenn sich die Anzahl der Ordner an der Mitarbeiteranzahl ausrichtet.
Eine alphabetische Auflistung der Dokumente nach Mitarbeiternamen ist bei bis zu dreißig Mitarbeitern noch sinnvoll. Hat Ihr Unternehmen mehrere hundert Mitarbeiter können Sie sieben alphabetisch unterteilte Unterordner für je drei bis vier Buchstaben, z.B. A-D, anlegen.

Was sie bei der Dateiablage unbedingt vermeiden sollten

  • 1 Dokument = 1 Version: Behalten Sie nur die aktuelle Version in Ihrem Ordner. Archivieren oder löschen Sie ältere Versionen. Tun Sie dies nicht liegt die Gefahr nahe den Überblick zu verlieren.
  • Ordner mit nichtssagenden Bezeichnungen: Begriffe wie "verschiedenes" oder "diverses" sind nicht hilfreich. Sie reduzieren damit zwar die Anzahl Ihrer Ordner, andererseits wächst deren Inhalt immer weiter an. Finden können Sie Dinge nur noch wenn Sie genau wissen wonach Sie suchen.
  • Die Ablage auf dem Desktop: Geht schnell und einfach nur verlieren Sie so schnell den Überblick. Vermeiden Sie es deshalb Ordner oder Dateien dort abzulegen.

Obgleich eine Digitalisierung bei richtiger Pflege ein schnelleres Finden und eine enorme Platzersparnis bietet, sollten Sie immer eine Sicherungskopie anlegen. Ein Stromausfall oder ein Wasserschaden kann Ihren Datenträger derart schädigen, dass eine Wiederherstellung der Daten unmöglich ist. Sichern Sie Ihre Daten deshalb immer auf einem zweiten Medium, das Sie an einem sicheren Platz und räumlich getrennt von Ihrer Hauptsicherung aufbewahren.

Weitere Möglichkeiten der Archivierung finden Sie unter den folgenden Links:

https://www.aw-print.de/stehsammler-kaufen
https://www.aw-print.de/archivierung-haengeregister
https://www.aw-print.de/ordnungssystem-schubladenbox


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