Ordner Organisation im Büro

Organisieren Sie Ihr Büro effizient !

Schon Ende der 80er Jahre wurde vom papierlosen Büro gesprochen. Viele Dinge, wie der Rechnungsversand, haben seitdem ihren Weg von der Briefpost zum elektronischen Versand gefunden. Dennoch werden nach wie vor viele Bürovorgänge immer noch in physischer Form geordnet und archiviert. Da am Arbeitsplatz immer noch viel Papier in Form unterschiedlicher Dokumente anfällt, stellt sich die Frage nach einer effizienten Ablageform, um interne Betriebsabläufe zu beschleunigen.

Gibt es die eine Ordnung für das Büro ?

Diese Frage ist mit einem klaren „Nein“ zu beantworten. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Abläufe und muss deshalb die interne Ordner-Struktur und Organisation entsprechend anpassen. Um dies zu erreichen stellt sich zunächst die Frage nach dem IST-Zustand im Unternehmen und die sich anschließende Frage nach dem Soll-Zustand. Oder anders gefragt: wie stellt sich die aktuelle Lage dar und was soll sich daraus entstehen ?

Worauf sollten Sie achten?

Eine Ablage ist dann effizient wenn man weiß wo man ein Dokument ablegen muss und es auch wiederfinden kann. Sie sollten sich überlegen ob eine Ordnerablage, Hängemappen oder eine andere Art der Ablage für die eigene Firma sinnvoll sind und wie die Unterteilung erfolgen sollte. Je nach Büro und Branche kann dies von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Um dies zu klären und Ordnung und Übersichtlichkeit in den Ordnern zu schaffen, ist ein planvolles Vorgehen nötig. Fragen Sie sich das Folgende:

  • Worin soll das Hauptmerkmal des Ordners liegen ?
  • Welche Unterlagen, Schriftstücke und Dokumente möchten Sie dort ablegen und wie kann dies sinnvoll erfolgen ?
  • Achten Sie auf eine thematische Unterteilung !

Leitz Ordner 1080

Kaufleute legen Angebote, Skizzen, Produktbeschreibungen, Datenblätter, etc. ab. Dabei sollte das neueste Dokument immer oben liegen. Eine alphabetische Reihenfolge, vor allem bei Firmen und Personen ist sinnvoll; wobei die Ablage immer nach dem ersten Buchstaben des Nachnamens erfolgen sollte. Architekten hingegen benötigen eine Ablage für Projekte und Pläne. Achten Sie darauf nicht zu viele und nicht zu wenige Unterteilungen vorzunehmen. Denn damit wird die Übersicht erheblich eingeschränkt und Suchzeiten erhöhen sich. Gleiches gilt für uneinheitliche oder schwammige Ordner-Bezeichnungen. Beschriftungen wie „Diverses“ sind nichtssagend, fördern lediglich das Chaos im Büro und verzögern Arbeitsabläufe. Farbige Ordner können durch ihre Optik zusätzlich einen schnelleren Zugriff ermöglichen. So kann man für Eingangsrechnungen rote Ordner, und für Ausgangsrechnungen grüne Ordner anlegen. Unter anderem bietet sich hierfür der Leitz Ordner 1080 oder der Leitz Ordner 1050 an. Führen Sie Ihre Ablage regelmäßig durch, damit sich nicht Berge an Akten anhäufen, die Sie dann mühsam sortieren müssen.

Inhalte der Ablage

Für eine Verkaufsveranstaltung z.B. sollten in Mappe oder Ordner folgende Unterlagen enthalten sein:

  • für die Kundenkommunikation: Allgemeiner Schriftverkehr, Angebotsanfrage, Angebot, Auftrag
  • für die Lieferantenkommunikation: Allgemeiner Schriftverkehr, Angebotsanfrage, Angebot, Bestellung und Rechnung
  • Allgemeine Unterlagen: Kalkulation, Notizen, Kontaktliste, Terminvereinbarungen

Warum ist eine einheitliche Ordnerstruktur wichtig ?

Sollte aufgrund eines eingetretenen Krankheitsfalls eine Vertretung notwendig werden, kann sich diese schnell und ohne großen Zeitverlust einarbeiten.


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