Ordnen - Sortieren - Archiveren mit Ordnungssystemen
Ordnen,Sortieren und Archivieren - Ordnung steigert nicht nur das Wohlbefinden, sondern auch die Arbeitseffizienz. Mit dem richtigen Ordnungsmittel kann so gut wie alles sortiert oder archiviert werden. Arbeitsabläufe werden gestrafft und optimiert, sodass Sie bei gleichem zeitlichem Einsatz mehr leisten können.
Wenn es ums Büro geht, dann ist Ordnung noch deutlich mehr als nur das halbe Leben. Stimmt hier die Ordnung nicht, dann funktioniert kein Büro auch nur ansatzweise. Entscheidend ist also ein systematischer Aufbau eines jeden Büros. Das effiziente Ordnen sämtlicher Unterlagen ermöglicht, praktische Helfer und Vorrichtungen zum Sortieren aller Dokumente bietet und auch für die abschließende Archivierung eine probate Lösung bereithält. Auch wenn vom papierlosen Zeitalter geredet wird, so stapeln sich in den meisten Büros geradezu Berge von Papieren und Dokumenten. Haben Sie hier einmal den Überblick verloren, dann drohen unweigerlich Nachtschichten um alles wieder in Ordnung zu bringen. Arbeiten Sie beispielsweise mit Sichthüllen, wenn Sie mehrere Dokumentenpakete zusammenstellen möchten. Eine simple Büroklammer sorgt dafür, dass Dokumente, die zusammengehören, auch zusammenbleiben. Ein Großteil der anfallenden Dokumente wird nur kurze Zeit aktiv genutzt und ist dann nur noch ein Fall für das Archiv. Natürlich sollen die Unterlagen gegen Schmutz und Feuchtigkeit geschützt bleiben. Außerdem ist eine platzsparende Unterbringung immer gern gesehen, denn Lagerraum kostet Geld. Damit Sie eine Idee davon bekommen, was Sie in Ihrem Büro alles besser ordnen können, stellen wir Ihnen im Folgenden verschiedene Möglichkeiten vor.
Archivschachtel - Archivbox
Wie der Name bereits verrät dienen diese Schachtel der Archivierung von Unterlagen.
Sie bestehen aus festem Karton, können gestapelt und außen beschriftet werden.
Je nach Ausführung eignen sie sich für ganze Ordner oder lose Blatteinlagen.
Durch die äußere Kennzeichnung der Schachteln können Sie jederzeit gezielt und
schnell auf gesuchte Dokumente zugreifen.
Aktenordner mit Register
Um lose Blätter abzulegen, lochen Sie diese zunächst und legen Sie dann in einem Aktenordner ab. Für eine bessere Sortierung können Sie verschiedene Arten von
Registern aus Papier oder Kunststoff nutzen. Vorgefertigte Register können z.B. Zahlen
von 1-10 oder 1-31 oder Buchstaben von A-Z anzeigen. Eine günstigere Papiervariante
sind die Trennblätter. Hier schneiden Sie sich Taben aus und beschriften diese händisch. Die einfachste Lösung stellen Trennstreifen dar. Aus farbigem Karton in einer Größe von 10,5x24cm gefertigt, beschreiben Sie diese manuell nach Ihren Vorstellungen.
Der Briefkorb und die Schubladenbox
Ein Briefkorb ist eine offene Ablage für Bestellungen, Lieferscheine, Buchhaltungsbelege
und weitere Dokumente, die temporär gelagert werden, um dann zu ihrem nächsten
Bestimmungsort befördert zu werden. Alternativ dazu kann die geschlossene Schubladenbox verwendet werden, wobei sich diese auch als längerfristige Ablage für Papiere oder
Arbeitsutensilien eignet. In der Regel sind beide Varianten stapelbar und nehmen damit
weniger Platz an der Arbeitsstelle ein.
Die Geldkassette
Sie benötigen immer wieder Barmittel im Büro um Nachnahmesendungen zu begleichen, kleinere Besorgungen zu erledigen oder erlauben die Barzahlung von Rechnungen? Dann bietet sich die Anschaffung einer Geldkassette an. Sie bietet einige Vorteile, wie den Schutz Ihrer
Bargeldreserven, die Sortierung von Münzen und Banknoten, sowie die Lagerung Ihres Geldes an einem Ort. So müssen Sie bei Bedarf nicht das ganze Büro auf den Kopf stellen um benötigte Barmittel zu finden.
Schlüsselkasten
Es ist manchmal schon ein Kreuz mit Schlüsseln. Oder hatten Sie noch nie Einen verlegt ? Vor allem dann wenn Sie viele Schlüssel verwenden müssen und diese nicht ständig am Schlüsselbund tragen möchten, ist ein Schlüsselkasten an einem festen Standort eine praktikable Lösung. Sobald Sie die entsprechende Arbeit erledigt haben hängen Sie den Schlüssel wieder in den Kasten. So wissen Sie im Bedarfsfall immer wo Sie suchen müssen. Abgesehen davon gibt es noch viele weitere Ordnungsmittel, die grundsätzlich denselben Zweck verfolgen - nämlich die Optimierung und damit die Beschleunigung von Arbeitsabläufen.