Meeting-Point Büro - Vergangenheit und Zukunft besprechen

Meetings oder Besprechungen im Büro dienen einerseits der Analyse und Aufarbeitung in der Vergangenheit durchgeführter Maßnahmen im Hinblick auf deren Erfolg. Was war gut und wo muss verändert werden um noch nicht erreichte Ziele zu verwirklichen. Zum andern werden Ideen, künftige Ziele und mögliche Lösungswege kommuniziert und Meinungen und Standpunkte ausgetauscht. Das dabei im Mittelpunkt stehende Brainstorming, also gemeinsame Überlegungen um ein Unternehmen voran zu bringen, führen oft zu besseren Lösungen als dies der Fall bei einem einzelnen Mitarbeiter wäre. Was sind Voraussetzungen, um Teilnehmern und einer Diskussion die bestmögliche Basis zu bieten und für eine effiziente Arbeitsgruppe zu sorgen ?

Post-It Haftnotizen, Whiteboards, Haftmagnete

Besprechungen, Meetings oder Konferenzen sollen nicht in ein Kaffeekränzchen münden oder sich die Diskussionsrunde in einen gemeinschaftlichen Schlafsaal verwandeln. Diese Dinge haben sicherlich ihre Berechtigung, schießen bei Meetings aber weit am Ziel vorbei und sind kontraproduktiv. Deshalb sollte an erster Stelle die Überlegung stehen welches Thema behandelt werden soll und welche Arbeits- und Büromaterialien sich dafür am besten eignen. Eine Grundausstattung verfügt über eine Moderationswand, ein Flipchart oder ein Whiteboard. Über alle drei Präsentationstafeln können Informationen, Ideen und Vorschläge zentral und für jeden Gruppenteilnehmer deutlich sichtbar dargestellt werden. Änderungen können umgehend vorgenommen werden. Eine Sortierung oder Neustrukturierung ist im Handumdrehen erledigt. Alternativ oder ergänzend dazu kann ein Tageslichtprojektor oder Computer mit einer PowerPoint-Präsentation eingesetzt werden. Moderationskarten in Form von Wolken, Smileys oder farbigen Kreisen, können Eindrücke oder Einstufungen eingebrachter Argumente optisch unterstreichen. Zusätzliche Beschriftungen sind möglich um ein „dafür“ oder „dagegen“ schriftlich festzuhalten. Selbstverständlich können auch Haftnotizen zur Informationserfassung eingesetzt werden. Bedenken sollte man dabei allerdings, dass diese nur bis zu einer gewissen Größe hergestellt werden und dabei von manchem Teilnehmer, sei es wegen der Entfernung zur Tafel oder wegen einer Sehschwäche, nicht mehr gelesen werden könnten. Deshalb sollten Sie beim Einsatz von Flipchart oder Moderationswand die klassischen Moderationskarten in Verbindung mit Pinnnadeln, beim Einsatz eines Whiteboard auf Legamaster Magic-Chart Notes setzen. Magic-Chart Notes sind nichts anderes als Moderationskarten, die statisch aufgeladen sind, und auf vielen glatten Oberflächen ohne Nadel oder Klebstoff haften. Eine Basisausstattung an verschiedenen Farbstiften versteht sich von selbst, damit Themenbereiche auch farblich voneinander abgegrenzt werden können.
Haste mal Zeit für ein Meeting ?


Diskussionsrunde leitenDozentin

Sind alle Arbeitsmittel beisammen, sollten ein Mentor oder Dozent gesucht werden, der nicht die
Wirkung einer Schlaftablette ausstrahlt, sondern die Diskussion lenken und immer wieder neu
beleben kann. Schließlich soll ein Meeting zu Ergebnissen führen und nicht zur reinen Zeitverschwendung verkümmern.
Auf diese Weise vorbereitet steht einem entspannenden Kaffee und persönlichen Gesprächen
zum Abschluss des Meetings nichts im Wege.


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