Der Lieferschein Inhalt - was muss drauf

Jeder Unternehmer kennt den Lieferschein als Warenbegleitpapier, das den Inhalt einer Lieferung in Art und Menge beschreibt. Entweder erstellen Sie ihn über Ihr EDV-Programm oder Sie nutzen vorgefertigte Lieferschein-Formulare wie Sie unter anderem von Avery Zweckform angeboten werden. Wann ein Lieferschein aufbewahrt werden muss und welchen Inhalt er haben sollte beleuchten wir im Folgenden.

Lieferschein was muss drauf

Zum Inhalt eines Lieferscheins gibt es keine rechtlichen Vorgaben. Streng genommen besteht auch keine Pflicht diesen einzusetzen. Wird er aber verwendet sollte er zumindest Absender- und Empfängerangaben enthalten, sowie den Inhalt der Lieferung mit Lieferdatum wiedergeben. Weitere mögliche Angaben sind die Lieferart (per Auto/Spedition/etc.) und Lieferkondition (frei Haus/frei Bordsteinkante/etc.).

Durchlaufende Nummerierung von Lieferscheinen

Die fortlaufende Nummerierung hat sich insofern bewährt als dass die Ablage und das Wiederauffinden der Lieferscheine in der Buchhaltung schnell und transparent erfolgt. Enthält der Lieferschein die zugehörige Rechnungsnummer erleichtert dies dem Empfänger wie auch dem Absender die Zuordnung der Belege.

Die Lieferscheinverwaltung

Versanddatum und Lieferdatum der Waren sollten auf dem Lieferschein vermerkt sein. Gleichfalls sollten Versandart und Transportdienstleister vermerkt sein, um bei Verlust der Ware einfacher reklamieren und nachforschen zu können.

Die Lieferschein Packliste

Mancher Versender legt seiner Sendung zusätzlich zum Lieferschein eine Packliste bei. Sie listet, wie auch der Lieferschein, die Art der Ware, sowie die gelieferte Menge auf. Zusätzlich können Preise und Rückstände aufgeführt werden, was eine enorme Arbeitserleichterung darstellt. Lieferschein Eigentumsvorbehalt Bei Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Teilzahlungen oder vollständig unbezahlter Rechnungen bietet ein Lieferschein mit dem Zusatz „Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Absenders“ klare Rechtssicherheit. Der Empfänger ist zur Verwendung der Ware oder Veräußerung an Dritte erst nach vollständiger Bezahlung berechtigt.

Lieferschein und Rechnung

Der Lieferschein ist weder Rechnung noch ersetzt er diese. Auch kann er nicht in rechtlichem Sinne als Beleg für eine Zahlungsaufforderung/Mahnung dienen. Achten Sie deshalb darauf zeitnah eine Rechnung zu erstellen und diese dem Empfänger in Schriftform oder digital per Email zukommen zu lassen. Möglich ist die Kombination von Lieferschein und Rechnung indem Sie eine Rechnung mit dem Zusatz“ Lieferscheindatum gleich Rechnungsdatum“ erstellen. Das Problem dabei ist, dass die Rechnung dabei auf dem Weg in die Buchhaltung verloren gehen kann, weil die Warenannahme irrtümlich von einem Lieferschein ausgeht oder Dokumente lediglich zur Prüfung des Inhalts verwendet und diese dann entsorgt. Eine lückenhafte Ausbildung oder Unachtsamkeit in der Warenannahme sind Risiken, die die Weitergabe an die Buchhaltung gefährden. Lieferschein Aufbewahrungspflicht Eine Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine besteht falls der Lieferschein als Buchungsbeleg dient. In diesem Fall muss er, wie auch die Rechnung gemäß § 147 Abgabenordnung, zehn Jahre aufbewahrt werden. Nutzen Sie den Lieferschein als Dokument um Geschäftsvorfälle zu belegen, müssen Sie ihn aufheben. Ob Sie dies in Papierform oder digital erledigen bleibt Ihnen überlassen. Seit dem 01.Januar 2017 gilt, dass Paketbescheinigungen wie beispielsweise Lieferscheine, die nicht als Buchungsbeleg verwendet werden, entsorgt werden dürfen falls eine Rechnung zur gelieferten Ware vorliegt. Für alle vor diesem Datum erstellten und als Buchungsbeleg verwendeten Lieferscheine gilt allerdings weiter die zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Eine verkürzte Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gilt wenn der Lieferschein als Frachtbrief, Packliste oder Warenbegleitschein genutzt wurde und zur Korrespondenz mit einem Handelspartner gehört.

Lieferschein Durchschläge

In der Praxis hat sich der Lieferschein mit zwei Durchschlägen bewährt. Das Original dient dem Versender als Nachweis gegenüber dem Transportdienstleister die Ware unbeschädigt erhalten zu haben. Der erste Durchschlag verbleibt beim Transporteur für den Nachweis der Warenübergabe an den Empfänger und wird vom Warenempfänger abgezeichnet. Den zweiten Durchschlag erhält der Warenempfänger zur Kontrolle und Verbuchung des Wareneingangs.

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