Das Formularbuch - Zweck und Nutzen

Was ist ein Formularbuch ?

Es handelt sich um standardisierte Textvorlagen, die Sie individuell ergänzen. Unternehmen verwenden sie um betriebsrelevante Abläufe festzuhalten. Wenn Ihnen das jetzt zu abstrakt oder ungenau erscheint, sehen Sie sich das Fahrtenbuch an, eines der meistgenutzten Formularbücher. Jedes Formularbuch stellt ein Dokument dar, das rechtlichen Ansprüchen und Vorgaben genügen muss. Dies setzt eine bestimmte Struktur voraus, die regelmäßig aktualisiert wird, um Betriebs- und Finanzamt-Prüfungen stand zu halten. Ein weiterer Vorteil liegt in der Zeitersparnis eines vorgefertigten Formulars. Mitarbeiter sind nicht gezwungen zeitintensiv eigene Vorlagen zu erstellen und sich um rechtliche Belange zu kümmern. Erwerben Sie ein rechtlich auf dem neuesten Stand befindliches. Zu diesem Zweck vermerkt Avery Zweckform auf seinen Formularen links unten das Druckdatum. Auf diese Weise sehen Sie das Herstellungsdatum, das Ihnen hilft sich zu orientieren.

Wo kann ich ein Formularbuch einsetzen ?

Dokumentenbücher decken nahezu alle betrieblichen Bereiche ab. Nachfolgend erhalten Sie einen kleinen Überblick, der Ihnen zeigt wo Sie diese Text-Vordrucke verwenden:

  • Fahrtenbuch für Außendienst-Mitarbeiter
  • Kassenbuch für Verkäufer
  • Bautagebuch für Bauherren
  • Warenein- und Ausgangsbuch zur Kontrolle des Warenverkehrs
  • Lieferschein als Abliefernachweis
  • Reisekosten


Formularbücher im Detail
:
Der Quittungsblock dient als Zahlungsnachweis beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Die MwSt. kann, je nach Ausführung, inklusive oder separat ausgewiesen werden. Bei speziell für Kleinunternehmer konzipierten Vorlagen erfolgt kein MwSt.-Ausweis. Die Größe des Blocks kann DIN A5 oder DIN A6 betragen. Blattzahlen können je nach Anzahl der Durchschläge variieren. Das Fahrtenbuch ist Ihr steuerlicher KM-Nachweis für das Finanzamt. Für Ihr Firmenfahrzeug bezahlen Sie monatlich Steuern an das Finanzamt. Im Zusammenhang mit der privaten Nutzung Ihres Fahrzeugs greift hier die sogenannte Ein-Prozent-Regelung, sofern Sie kein Fahrtenbuch führen. Dokumentieren Sie Ihre privaten Fahrten können Sie abhängig von Nutzung und Fahrzeug einiges an Steuern sparen. Mit einem Bauformular für das Handwerk halten Sie Arbeitsstunden, verwendete Materialien und das Projekt fest, an dem gerade gearbeitet wird. Aufmaßbücher, Rapporte und Regieberichte liefern zuverlässige Nachweise über die eingesetzte Manpower, Werkstoffarten und -mengen. Eine gute Übersicht über laufende Projekte ist Ihnen damit sicher. Der Stundennachweis dokumentiert geleistete Arbeitsstunden und unterstützt damit die Buchhaltung und die Personalabteilung beim Übertrag in die EDV. Dabei ist es egal um welche Art des Arbeitnehmers, also einen Auszubildenden oder geringfügig Beschäftigten, es sich handelt.

Wie sind Formularbücher ausgestattet ?

Häufig benötigen Sie zu Ihrem Original eine Kopie, sei es für Ihre eigenen Unterlagen, die Buchhaltung oder eine Archivierung. In diesem Fall kommen entweder ein Blaupapier oder selbstdurchschreibende Blätter zum Einsatz. Inzwischen gibt es zu nahezu allen Blaupapier-Varianten auch ein selbstdurchschreibendes Gegenstück. Die Selbstdurchschreibe-Technik funktioniert mit Hilfe von Spezialpapier, bei der die Originalschrift auf bis zu acht Folgeseiten übertragen wird.

Sind Formularbücher fälschungssicher ?

Sobald Formularbücher in Bereichen eingesetzt werden, die mit Bargeld oder Bargeldbelegen in Verbindung stehen, stellt sich die Frage inwieweit Unterlagen manipuliert werden können. Avery Zweckform z.B. nutzt bei seinen Quittungs- und Kassenbelegen einen netzartigen Hintergrunddruck, der verhindert dass Originalformulare kopiert werden können. Damit wird Fälschungen ein Riegel vorgeschoben.

Der umwelttechnische Aspekt

Große Anbieter wie Avery Zweckform oder Sigel stellen ihre Formularbücher aus chlorfrei gebleichtem Papier und teilweise aus 100 Prozent Altpapier her. Damit leisten sie einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz hinsichtlich der Ressourcenschonung und einer geringeren Umweltbelastung.

Formulare online bearbeiten

Avery Zweckform stellt seit kurzem für einige seiner Formulare die Möglichkeit zur Verfügung diese online im pdf- oder Word-Format zu erwerben, die mehrfach genutzt werden können. Es handelt sich um exakte Kopien der Formulare, die für das handschriftliche Ausfüllen vorgesehen sind. Die rechtlichen Vorgaben sind somit hinsichtlich anzugebender Punkte erfüllt. Vor der Nutzung dieser Online-Formulare sollten Sie dennoch mit der für Sie zuständigen Finanzamtsbehörde abklären, ob diese Form der Bearbeitung akzeptiert wird, um sich nicht im Nachhinein anstelle einer Erleichterung mehr Arbeit und zusätzlichen Ärger zu schaffen. Letztlich sind Unternehmen aufgrund steigender betrieblicher Anforderungen gezwungen immer effizienter zu arbeiten. Dies muss aber in einem für beide Seiten, also Unternehmen und Staat, akzeptablen Rahmen stattfinden.


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