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Das Formularbuch - für mehr Ordnung im Büro

Theoretisch ist es möglich jedes Formular über die eigene Software, z.B. über Microsoft Excel, zu entwerfen. Zum einen ist dies aber zeitaufwendig, zum anderen wäre keine Standardisierung zu erwarten. Hersteller wie Avery Zweckform, Sigel und Brunnen haben sich dieser Problematik angenommen und haben dazu Formularbücher entwickelt, die sich im Aufbau stark ähneln.
Die Auswahl an Formularbüchern ist umfangreich, so dass fast jeder betriebliche Bereich abgedeckt werden kann und es für so gut wie jede Branche die richtigen Formularblöcke gibt. Ein immenser Vorteil aller Formularbücher besteht darin, dass sich gesammelte Informationen an einem Ort befinden.
Notizzettel und darauf enthaltene Informationen können verloren gehen oder müssen mühsam zusammen getragen werden um ein vollständiges Bild von Vorgängen zu erhalten.
Unternehmer bevorzugen heute teilweise die elektronische Datenerfassung, da sie diese als angenehmer empfinden.
Die Dateneingabe kann aber komplizierter als beim Formularbuch sein und setzt gewisse Kenntnisse und Erfahrungen voraus.
Zudem wird oftmals vergessen eine Datensicherung durchzuführen, sodass im Notfall Daten verloren gehen können.
Die Aktualisierung des Betriebssystems oder die Beschädigung der Festplatte kann zu Datenverlusten führen. Eine Wiederherstellung der Formular-Daten kann sich dann äußerst schwierig gestalten.
Das Formularbuch dagegen ist unempfindlich gegen entprechende Veränderungen und ist bei bedarfsgerechter Archivierung fast unverwüstlich. Eines der bekanntesten Formularbücher ist das Fahrtenbuch. Es wird auf Dienstreisen benutzt um Ziel, Entfernung, Aufenthaltsdauer, etc. festzuhalten. Tabellarisch aufgebaut sorgt es für eine einheitliche Erfassung aller Daten. Profis wie auch Berufsanfängern stehen somit die gleichen Grundvoraussetzungen zur Verfügung. Angaben, die vergessen werden, sind auf einen Blick sichtbar und können ergänzt werden. Ein weiterer Punkt, um den Sie sich nicht kümmern müssen, ist die Rechtssicherheit von Formularbüchern, die seitens der Hersteller durch eine regelmäßige Aktualisierung sichergestellt wird. Auf diese Weise halten sie Steuerprüfungen ohne weiteres stand.

Administrative Abläufe verbessern

Fomularvorlagen wie ein Quittungs-/Lieferschein- oder Kassenbuch verbessern administrative Abläufe, Fehler werden reduziert, die Effizienz wird gesteigert. Zudem können Sie als Sicherungskopien für im PC befindliche Daten dienen.
Am Beispiel des Avery Zweckform 305 Kassenbericht-Buchs sehen Sie wie einfach sich die Handhabung von Formularbüchern gestaltet:

Formularbuch oder Software ?

Beide Möglichkeiten bieten Vor- und Nachteile. Eine Datenverarbeitung per Computer ermöglicht rasche Korrekturen und eine schnelle Abfrage gewünschter Informationen. Die Beschädigung des Datenspeichers aber kann die jahrelange Arbeit und Datenpflege im Handumdrehen zunichtemachen. Zudem benötigen manche Programme eine längere Einarbeitungszeit. Eine Stromversorgung ist unabdingbar. Auf Reisen hingegen kann ein Computer oder Drucker hinderlich sein. Eine kompakte Formularvorlage ist in dieser Situation ein ausgezeichneter Ersatz, die auch ohne Stromzufuhr eine praktikable Lösung ist. Die beste Möglichkeit stellt eine kombinierte Nutzung dar, die aufgrund des Aufwands aber in bestimmten Bereichen abgelehnt werden dürfte. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die Vor- und Nachteile der manuellen und der elektronischen Datenerfassung auf:

manuelle elektronische datenerfassung

Vergessen Sie bei einer elektronischen Datenerfassung nicht Ihre Daten regelmäßig zu sichern und das Datenduplikat räumlich getrennt vom PC aufzubewahren. Sollte etwas die Festplatte Ihres Computers beschädigen, können Sie per Sicherungsdatenträger Ihre Arbeit zügig fortsetzen.

Angeschaut