Die korrekte Rechnung

Rechnung schreiben - Was muss rein

Alle im folgenden genannten Angaben basieren auf Erfahrungswerten und ersetzen keine rechtsverbindliche Beratung durch einen Steuerberater oder Anwalt. Bei auftretenden Problemen oder konkreten Fragen, wenden Sie sich bitte an den Anwalt oder Steuerberater Ihres Vertrauens.

Jeder Existenzgründer und Unternehmer wird irgendwann mit der Rechnungsstellung konfrontiert. Nun weiß jeder, dass eine erbrachte Dienstleistung oder der Produktverkauf eine Quittung oder Rechnung zur Folge hat. Der Käufer möchte schließlich einen Nachweis, den er im Reklamationsfall oder zu steuerlichen Zwecken nutzen kann. Im B2C (Business to Consumer = Unternehmen verkauft an Privatperson) genügt die Ausstellung einer Quittung. Im B2B-Bereich (Business to Business = Unternehmen verkauft an Unternehmen) wird eine Rechnung erwartet. Diese Rechnung muss den rechtlichen Vorschriften genügen und hier beginnt bei vielen die Unsicherheit. Was sind die Anforderungen an eine korrekte Rechnung ? Wie kann ich sicher gehen die enthaltene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück zu erhalten ?

Pflichtangaben auf einer Rechnung

  • der vollständige Name und die Anschrift des eigenen Unternehmens
  • die vollständige Adresse des Empfängers, ggfls. zusätzlich eine abweichende Lieferanschrift
  • das Rechnungsdatum
  • die eigene Steuernummer und die Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • das Aufführen der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen in Art und Menge/Umfang
  • das Datum der Rechnungsstellung und Leistungserbringung (Lieferdatum)
  • Angabe des Nettopreises
  • Angabe der Umsatzsteuer
  • Bezeichnung des Dokuments (z.B. Rechnung, Storno-Rechnung, etc.)
  • Angabe des Geschäftsführers/des rechtlich Verantwortlichen


Sinnvoll ist zudem die Aufführung der Bankverbindung und der Kommunikationsmöglichkeiten wie beispielsweise der Telefon- und Faxnummer, Email-Adresse und das vereinbarte Zahlungsziel mit oder ohne Skonto.

Auslandsrechnung ohne Umsatzsteuer
Sie versenden Ware oder Software ins Ausland ? In diesem Fall müssen Sie zwischen EU-Staaten und Drittstaaten unterscheiden. Beispiel Warenversand Österreich (B2B-EU Land): Die deutsche Umsatzsteuer wird nicht aufgeführt, auf unserer Rechnung erscheint lediglich der Netto-Betrag. Zusätzlich wird folgender Passus auf unserer Rechnung vermerkt: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr.1b in Verbindung mit §6a UstG! UST-IDNr. des Abnehmers: ATU……..“ Erfolgt die Warenlieferung in ein sogenanntes Drittland, das nicht Mitglied der Europäischen Gemeinschaft ist, wie beispielsweise der Schweiz, wird der folgende Passus vermerkt: „Steuerfreie Lieferung in ein Drittland/ Ursprungsland: Deutschland“ Ob das Ursprungsland auch bei Lieferländern wie den USA genannt werden muss, sollten Sie mit der IHK oder Ihrem Steuerberater klären.
Seit dem 01.Januar 2012 müssen Sie bei Auslandsrechnungen im Rahmen innergemeinschaftlicher Lieferungen, also Lieferungen ins EU-Ausland, die Gelangensbestätigung berücksichtigen. Auf den ersten Anhieb ist das sicher ein nichtssagender Begriff und mag vielen als ein weiteres Ärgernis im Bürokratie-Dschungel erscheinen. Es handelt sich dabei um ein Formular, mit dem sicher gestellt werden soll, dass Lieferungen beim EU-Auslandsempfänger tatsächlich angekommen sind. Dabei geht es nicht darum den Transportdienstleister im Falle eines Fehlers regresspflichtig zu machen, sondern eine mögliche Steuerhinterziehung zu verhindern. Das Formular kann der Sendung beigelegt werden, oder per Fax oder Email an den Empfänger übermittelt werden. In diesem Dokument bestätigt der Empfänger den Zeitpunkt des Erhalts und dessen Inhalt in Art und Menge, sowie das Datum, an dem er oder sie das Formular ausgefüllt hat mit seinem oder ihrem Namen. Danach schickt der Empfänger das ausgefüllte Formular an den Absender zurück, wobei dies nicht im Original geschehen muss.

Das Bundesministerium der Finanzen stellt dazu ein Muster in Deutsch, Französisch und Englisch zur Verfügung:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2013-09-16-innergemeinschaftliche-lieferungen.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Kleinunternehmer Rechnung
Kleinunternehmer dürfen eine Umsatzgrenze von 17500 Euro nicht überschreiten. Nach der Kleinunternehmerregelung gilt, dass Unternehmer in ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Der folgende Satz muss in dieser oder ähnlicher Form auf der Rechnung vermerkt werden: „Gemäß § 19 Abs.1 UstG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“ Ansonsten gelten die gleichen Pflichtangaben der „normalen“ Rechnungslegung.

Elektronische Rechnung oder Papierrechnung
Seit den achtziger Jahren wird das papierlose Büro diskutiert. Seitdem hat sich in vielen Büros aber nicht viel geändert. Archive und Papierablagen sind voll mit Papieren, die viel Platz wegnehmen. Seit Mitte 2011 erlaubt der Gesetzgeber die elektronische Übermittlung von Rechnungen auch ohne elektronische Signatur. Sollten Sie hiervon Gebrauch machen wollen beachten Sie, dass der Empfänger damit auch einverstanden sein muss. Besteht er auf einer Papierrechnung müssen Sie ihm diese zur Verfügung stellen. Zudem müssen Sie Ihre elektronischen Rechnungen genauso archivieren wie dies bei Papierrechnungen der Fall ist.

Diskutieren Sie mit !
Es gibt viele gesetzliche Regelungen über deren Sinnhaftigkeit man streiten kann. Was halten Sie persönlich von der Regelung der elektronischen Rechnung bzw. der Gelangensbestätigung ? Sehen Sie vor- oder Nachteile bzw. konnten Sie dadurch Fortschritte im eigenen Unternehmen erzielen ?

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