Das papierlose Büro

Das papierlose Büro - Realität oder Illusion

Viele Angestellte sehen einen Papierstapel auf ihrem Arbeitsplatz als eine Art Arbeitsnachweis. Kollegen oder der Vorgesetzte können sehen dass etwas gearbeitet wird, da etwas physisch greifbares zu sehen ist. Etwas das da liegt kann zudem eine Merkzettelwirkung vermitteln, die glauben lässt, dass Dinge nicht vergessen werden. Nachdem sich zahlreiche Programme in der Organisation für Einkauf/Verkauf oder die Buchhaltung durchgesetzt haben, liegt es dennoch nahe mit ihrer Hilfe dem Blätterwald auf dem Arbeitstisch Herr zu werden. Abgesehen vom ökologischen Vorteil dadurch weniger drucken zu müssen, bieten sie zudem den Vorteil Daten in digitaler Form zu speichern und zu archivieren, und diese so auch platzsparender unterbringen zu können. Weitere Vorteile, die gegen die Aufbewahrung von Papierbelegen sprechen, sind:

  • Ordner, Archivschachteln und Regale sind teuer und bedingen eine Person, die sich um das Archiv kümmert und auch nach Jahren in der Lage ist Gesuchtes zu finden.
  • Eine Digitalisierung von Dokumenten erlaubt den schnellen Zugriff, sowie die direkte Weiterleitung an Mitarbeiter, Kunden oder das Finanzamt.
  • Die elektronische Belegerfassung hat sich mittlerweile in fast allen Betrieben durchgesetzt und ermöglicht so auch den schnelle Austausch von Unterlagen zwischen Unternehmen.

Digitalisierung Büro

Bevor Sie mit dem Gedanken der Digitalisierung täglicher Arbeitsabläufe spielen, um eine papierlose Ablage zu realisieren, sollten Sie wichtige Büroprogramme auf Herz und Nieren testen. Sonst kann es Ihnen wie Anwendern von Xerox Multifunktionsgeräten vor einigen Jahren gehen. Ein Fehler in der Scanner Komprimierungssoftware hatte zur Folge, dass Zahlen verwechselt wurden. Aus einer 6 wurde eine 8, aus einer 1 eine 4 und aus einer 2 in eine 1. Zudem trat dies zufällig und unvorhersehbar auf, sodass der Fehler erst nach 8 Jahren entdeckt wurde. Die Folge war eine Panik bei den entsprechenden Archivaren, die nicht mehr feststellen konnte, wo sich die Fehler in Bau- und Flugplänen oder Produktionsanleitungen eingeschlichen hatten. Milliarden von Seiten mussten vernichtet werden. Dies mag ein Extrembeispiel sein, dennoch zeigt es wie wichtig Testläufe vor der Inbetriebnahme eines neuen Programms sind. Dokumente scannen und verwalten setzt auch im digitalen Zeitalter eine gewisse Datenpflege voraus, um diese später wieder zu finden. Aufräumen, neu strukturieren und Überflüssiges aussortieren, hat auch hier Priorität. Denn wer sich keine Zeit zum Aufräumen nimmt, benötigt sie zum Suchen. Dies sollte Ihnen bei Ihren Überlegungen bewusst sein.

Papierloses Büro - Rechtliche Aspekte

Damit Scans rechtssicher sind, ist das wichtigste eine ordnungsgemäße Buchführung gemäss GoBD (http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1). Die Sicherheit der elektronischen Daten müssen Sie per Firewall und Antivirenprogramm gewährleisten. Weitere Hinweise dazu bietet das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik an (https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html). Beachten Sie, dass es Dokumente gibt, die ihre Rechtsgültigkeit vor Gericht nur im Original behalten. Dazu gehören z.B. notarielle Beglaubigungen mit Siegel, etc.

Was tun mit dem überflüssigen Papier Original ?

Sind Sie sich sicher, dass Sie das Originaldokument nicht mehr aufbewahren müssen, bietet es sich speziell bei vertraulichen Unterlagen an, diese über einen Aktenvernichter zu zerkleinern. Bei größeren Mengen können Sie einen Dienstleister mit dieser Arbeit beauftragen, der Ihnen die vertrauliche Vernichtung Ihrer Dokumente zusichert.

Fazit:
Ein vollständig papierloses Büro fällt nach wie vor in den Bereich des Wunschdenkens, da es Unterlagen gibt, die im Falle eines Gerichtsprozesses lediglich in Originalform gerichtlich anerkannt werden. Manche Unterlagen, wie z.B. Kataloge in Papierform, werden gegenüber ihren digitalisierten Kopien immer noch von vielen Leuten bevorzugt, weil sie als praktischer wahrgenommen werden, oder man sich schlicht an sie gewöhnt hat. Dazu passt auch das folgende Zitat: „Das papierlose Büro ist genauso weit weg wie das papierlose Klo." (Heinrich von Pierer, Vorstandsvorsitzender von Siemens, bei einem Diskussionsforum zur New Economy auf dem Deutschen Wirtschaftskongress an der Universität Köln)


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