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Seit Jahren sprechen Menschen vom papierlosen Büro. Bis heute wurde dies aber nicht vollständig umgesetzt. Die Digitalisierung ist vorangeschritten und führte in manchem Unternehmen zu einem teils deutlichen Rückgang des Papierverbrauchs. Gleiches gilt auch für Bürobedarf wie Sichthüllen, Ablagekorb, Stifte, Klebebänder oder Bürolocher.

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Der Bereich Materialwirtschaft gewinnt in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Büroartikel benötigt man nach wie vor regelmäßig. Sorgen Sie für einen moderaten Kapitalbedarf bei gleichzeitig angemessener Menge an Büromaterial in Ihrem Lager. Ermitteln Sie durchschnittliche Verbrauchswerte der einzelnen Abteilungen. Danach wählen Sie einen zuverlässigen Büro- und Papierlieferanten. Stellen Sie eine zeit- und mengengenaue Bedarfslieferung sicher. Jede Arbeitsstätte erfordert, abhängig von der Arbeitstätigkeit und eigenen bevorzugten Arbeitsmitteln, eine unterschiedliche Ausstattung. Sie ist die Basis für ein optimales Arbeitsumfeld und reibungslose Arbeitsprozesse. Das Thema Bürobedarf ist sehr umfangreich und umfasst eine Vielzahl unterschiedlicher Büroartikel. Fragen Sie sich zunächst, ob es keine Grundausstattung gibt, auf der Sie aufbauen könnten. Betrachten Sie einzelne Bereiche für sich genommen, wie z.B. Abteilungen im Verwaltungsbereich und erkennen Sie Gemeinsamkeiten. Ihre Basisausstattung könnte folgendermaßen aussehen:

Briefkorb

  • Lieferpapiere, Rechnungen, Bestellungen vorübergehend
    ablegen und bearbeiten.
  • Stapelbar, beschriftbar
  • für mehr Ordnung im Büro

Papiere

  • Ersatzlieferschein erstellen
  • Lieferpapiere abzeichnen
  • Dokumente erstellen
  • Informationen festhalten
  • und vieles mehr



Schreibgeräte

  • handschriftliche Notizen machen
  • Lieferpapiere abzeichnen
  • Bestände kontrollieren
  • Gegenstände kennzeichnen
  • Markierungen setzen

Bürolocher

  • ungelochte Unterlagen lochen und ablegen

Heftgerät

  • Vorgänge zusammenheften

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Machen Sie sich Gedanken über die Arbeitssabläufe. So können Sie das bestmögliche Büro-Equipment zusammenstellen.
Ein Buchhalter verwendet beispielsweise Ordner, Hängeregister und Klebeband. Ein Lagerarbeiter benötigt Cutter, Bindfaden, Versandkarton und Packband. In anderen Verwaltungsbereichen liegt das Hauptaugenmerk möglicherweise auf Archivierungsmöglichkeiten für Arbeitsverträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und Bestellungen per Ordner, Ringbuch oder Hängeregistratur. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto wichtiger ist es, dass Sie den Arbeitsplatz optimal einrichten. Beschaffen Sie nach einer Analyse das benötigte Material. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz. Sie haben dann mehr Zeit und können sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.

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Mit einer ordentlichen Organisation stellen Sie zudem Steuerberater und Betriebsprüfer zufrieden. Sie ermöglichen damit einen schnellen und sicheren Zugriff auf gesuchte Unterlagen. Stundenlanges Suchen gehört der Vergangenheit an. Letztlich kommt auch Ihrer Firma ein gut durchorganisiertes Büro zugute. Arbeitsabläufe, Prüfprozesse, Abfragen und Einsichten in Unterlagen können Sie schnell durchführen. Die frei gewordene Zeit können Sie für wichtigere Aufgaben verwenden. Ein gezieltes Arbeiten wird ermöglicht.
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