Arbeitsplatz organisieren und den Büroalltag erfolgreich gestalten

Mit der richtigen Organisation am Arbeitsplatz erleichtern Sie sich den Büroalltag. Alle Termine im Blick und eine Gute Übersicht sind das A und O einer guten Büroorganisation. Sie wissen wohin Sie ohne zu Suchen greifen müssen, sparen Zeit und Energie und können sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Dazu sollten Sie zunächst überlegen welche Arbeitsutensilien Sie tatsächlich benötigen um danach deren Organisation anzugehen. Eine Möglichkeit Ordnung ins Chaos zu bringen ist die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation von Mappei, auf die wir später noch eingehen werden.

Der organisierte Arbeitsplatz

Mit Ordnung und Struktur optimieren Sie Ihre Ablage und gestalten Ihren Arbeitsplatz übersichtlich. Allein die Flut an Informationen, die über verschiedene Kanäle förmlich auf uns einprasseln macht dies deutlich. Mehrere Aufgaben, die täglich erledigt werden müssen, Telefon, Fax, Emails, handschriftliche Vermerke und die Briefpost, die uns erreichen, setzen einen koordinierten Ablauf voraus. Zusätzliche persönliche Anfragen von Kollegen und Vorgesetzen führen Sie bei planlosem Vorgehen an den Rand des Zusammenbruchs. Möglich, dass Sie ohne Hilfsmittel in der Lage sind Ihren Arbeitsplatz durchzuorganisieren oder keine spezielle Methodik benötigen, die Sie dabei unterstützt. Dies dürfte aber in den wenisgten Fällen umsetzbar sein.
Machen Sie sich klar, dass ein Optimierungsprozess Ihrer Arbeitsabläufe einer permanenten Überprüfung bedarf - egal für welche Methode Sie sich entscheiden. Äußere Einflüsse oder interne Umstellungen erfordern oftmals neue Strukturen.

So organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz richtig

Setzen Sie sich einen zeitlichen Rahmen für Ihre Aufgaben. Überlegen Sie welche Arbeitsabfolge die Beste ist. Setzen Sie Prioritäten. Überprüfen Sie den Erfolg der durchgeführten Maßnahmen und Abläufe. Verwenden Sie eine To-Do-Liste um Dinge festzuhalten, die nicht gleich optimal verlaufen sind. Delegieren Sie notfalls Aufgaben, die zur Optimierung der gesamten Unternehmensstruktur beitragen, und besprechen Sie sich nach deren Durchführung. Führen Sie gegebenenfalls weitere Tests durch um die erfolgreichste Lösung zu finden. Sie werden sehen es lohnt sich !

Erfolgreich organisieren im Buero

Vorteile einer guten Büroorganisation

  • keine Papierstapel am Arbeitsplatz. Jeder Gegenstand hat seinen festen Platz. Dadurch verkürzen sich die Zugriffszeiten erheblich.
  • Urlaubs- und Krankheitsvertretungen arbeiten sich einfacher und schneller an Ihrem Arbeitsplatz ein.
  • Sie sparen Zeit und Kosten. Zudem schonen Sie Ihre Nerven und arbeiten entspannter und effektiver.


Nachteile einer schlechten Büroorganisation

  • Eine schlechte Ablage wirkt nicht nur unübersichtlich, sie ist es. Fehlerquellen sind so gut wie vorprogrammiert.
  • Nicht nur für Arbeitsvertretungen, sondern auch für Sie erhöhen sich die Such- und Zugriffszeiten. Konzentrationsstörungen können eine zusätzliche Folge sein.


Ansonsten bietet sich unter anderem die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser Organisiert Schafft Sicherheit) an, die wesentlich zur Verbesserung betrieblicher Organisationsstrukturen beiträgt.

Die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation und ihre Vorteile

Sie hat zum Ziel einfache Strukturen mit Hilfe von Modulen zu schaffen und Vorgänge am Arbeitsplatz zu optimieren. Dazu werden Themenbereiche farblich und optisch voneinander abgegrenzt. Die Signalwirkung der Farben sorgt für eine größere Übersichtlichkeit und verkürzte Zugriffszeiten. Die B.O.S.S. (Besser Organisiert Schafft Sicherheit) - Ordnung basiert auf drei Modulen als Basis für jede Arbeitsplatzorganisation und Ergänzung Ihrer digitalen Organisation. Dabei kann sich die Vereinheitlichung der Organisation über mehrere Arbeitsplätze erstrecken. Das Ergebnis sind eine hervorragende Übersicht, ein schneller Zugriff und die Vermeidung von Fehlablagen.

  • Aufgaben-Modul: Aktuelle Aufgaben sind farblich sortiert und weisen dadurch eine ausgezeichnete Struktur auf, die die Organisation temporärer Aufgaben noch übersichtlicher gestaltet.
  • Termin-Modul: dadurch wird die Wiedervorlage Ihrer Termine noch einfacher und systematischer aufbereitet.
  • Doku-Modul: Wichtige Dokumente für das Archiv werden zeit- und platzsparend organisiert.


Vorteile der MAPPEI B.O.S.S.-Arbeitsorganisation

  • Bessere Sortierung: B.O.S.S. unterstützt Sie schnell, einfach und zuverlässig bei der Organisation Ihrer täglichen Büroaufgaben
  • Bessere Übersicht: Sie bekommen mehr Übersicht und sparen damit Zeit und Kosten
  • Einheitliche Organisation: Am Arbeitsplatz, der Abteilung oder im ganzen Unternehmen werden Aufgaben und Dokumente transparenter organisiert. So finden Sie alles sofort und schaffen Sicherheit.
  • Bessere Vorbereitung: Arbeitsbelastung und Stress werden durch eine systematische Terminierung und Vervollständigung Ihrer digitalisierten Ablage reduziert
  • Bessere Übersichtlichkeit: B.O.S.S. schafft am Arbeitsplatz eine größere Übersichtlichkeit. Es bleibt mehr Zeit für eigene Aufgaben. In Verbindung mit der Zeitersparnis führt dies zu einer Kostenreduktion.
  • Schnellere Zugriffszeiten: Das System hilft Ihnen Vorgänge und Dokumente schneller zu finden. Dadurch behalten Sie die Übersicht und arbeiten effektiver.


Related Links:
Ordnerorganisation im Büro
Ordnen-Sortieren-Archivieren - Betriebsmittel kaufen


Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Ich habe die Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen.