Aktenvernichter Ratgeber

Aktenvernichter - Wie Sie Ihre Daten richtig und sicher entsorgen

Das Aktenvernichter Angebot ist breit gefächert. Ein Aktenvernichter im Büro ist eine praktische Angelegenheit, denn mit wenigen Handgriffen sind Akten und damit sensible Daten zumindest mehr oder weniger unkenntlich gemacht und zur Entsorgung vorbereitet. Mehr oder weniger bedeutet in diesem Fall, dass Aktenvernichter längst nicht gleich Aktenvernichter ist. Es gibt einige Unterschiede bei den zahlreichen Modellen am Markt, die sich vor allem durch die Art der Datenvernichtung und die Sicherheitsstufe unterscheiden. Ferner geht es nicht immer nur darum, Dokumente in Papierform sicher unkenntlich zu machen, sondern auch um die sichere Zerstörung digitaler Medien wie CDs und DVDs. Welche Unterschiede es bei den Aktenvernichtern gibt und worauf es für eine wirklich sichere Datenvernichtung ankommt, soll im Folgenden erläutert werden.

Wie viel muss Ihr Aktenvernichter leisten?

Wenn Sie sich mit dem Gedanken tragen, einen neuen Aktenvernichter für Ihr Büro anzuschaffen, dann ist einer der ersten Aspekte, die dabei eine Rolle spielen, die Menge der zu vernichtenden Daten. Entscheidend ist eine ausreichende Belastbarkeit des Gerätes und die Menge der Blätter, die gleichzeitig vernichtet werden können. Die Schnittleistung eines Gerätes wird immer in A4-Blättern mit einer Grammatur von 70g/qm oder 80g/qm angegeben. Nicht zu vernachlässigen ist ein passend großer Auffangbehälter für die vernichteten Dokumente. Angegeben in Litern sollte dieser nicht zu knapp ausfallen, da andernfalls ständig geleert werden müsste. Praktisch sind in diesem Zusammenhang jene Geräte, die zur Entleerung über eine Schublade verfügen. Diese kann bequem ausgezogen und die vernichteten Dokumente einfach entsorgt werden. Bei einfachen Modellen wird hingegen der Aktenvernichter Aufsatz, in dem der Schneidekopf sitzt, vom Auffangbehälter abgehoben, so dass dieser geleert werden kann. Nutzen Sie Ihren Aktenvernichter für zuhause, dann ist im Allgemeinen von einer geringen Belastung auszugehen. Eine mittlere Belastung ist in einem kleinen Büro zu erwarten, in dem der Vernichter mehrmals täglich eingesetzt und von mehreren Personen genutzt wird. Ein Aktenvernichter Dauerbetrieb für ein Großraumbüro, in dem über zehn Personen ständigen Zugriff auf das Gerät haben, muss bereits einer hohen Belastung standhalten können.

Unterschiedliche Schnitttechniken für die Aktenvernichtung

Datensicherheit und die entsprechende Datenvernichtung ist in Deutschland nach der DIN 66399 geregelt. Sie staffelt die Vernichtung von Daten nach ihrer Sicherheit in sieben Stufen. Je nach Aktenvernichter Sicherheitsstufe kommen dabei verschiedene Schnitttechniken für die eigentliche Aktenvernichtung zum Tragen. Grundsätzlich gibt es dabei drei Verfahren:

  • Der Streifenschnitt: Diese Schnitttechnik bietet die geringste Datensicherheit. Bei der Vernichtung eines Dokuments oder eines digitalen Datenträgers werden diese lediglich längs in dünne Streifen geschnitten. Die Breite der Streifen kann von Modell zu Modell variieren und liegt zwischen zwei und zwölf Millimetern. Derartige Aktenvernichter sind für den Hausgebrauch ausreichend und bieten durch ihre Technik eine besonders rasche Vernichtung.
  • Der Partikelschnitt: In Sachen Sicherheit bildet diese Schnitttechnik das Mittelfeld. Dokumente werden in Vernichtern mit dieser Technik nicht nur längst zerschnitten, sondern in bestimmten Abständen auch quer. Es entstehen also keine Papierstreifen, sondern Papierpartikel. Je nach Modell und Sicherheitsstufe des Aktenvernichters fallen diese Partikel unterschiedlich groß aus.
  • Die Perforation: Diese Technik wurde für die Vernichtung von Kartonagen entwickelt. Anders als bei den schon genannten Techniken wird der Karton nicht zerschnitten, sondern tatsächlich perforiert. Kartonagen werden auf diese Weise handlich und können einfach entsorgt oder als praktisches Verpackungsmaterial wiederverwendet werden.

Die sieben Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung

Mit den sieben Sicherheitsstufen der DIN 66399 wird gleichzeitig festgelegt, wie hoch die Vertraulichkeit der zu vernichtenden Daten ist. Je nach Sicherheitsstufe kommen dann die unterschiedlichen Schnitttechniken zum Einsatz:

  • Sicherheitsstufe P-1: Streifenbreite bis maximal 12 Millimeter. Diese Sicherheitsstufe eignet sich für die Vernichtung von Dokumenten und Schriftstücken, die allgemein zugänglich sind, beispielsweise Prospekte oder Kataloge.
  • Sicherheitsstufe P-2: Streifenbreite bis maximal 6 Millimeter. Die Stufe wird verwendet, wenn ein einfaches unleserlich machen von Dokumenten genügt. Unterlagen mit einfacher Kommunikation fallen beispielsweise darunter.
  • Sicherheitsstufe P-3: Partikelschnitt bis maximal 320 Quadratmillimeter. Diese Sicherheitsstufe ist nötig, wenn Daten oder Dokumente mit sensiblen Daten vernichtet werden müssen. Darunter fallen beispielsweise personenbezogene Daten, Daten der Buchhaltung oder steuerliche Unterlagen.
  • Sicherheitsstufe P-4: Partikelschnitt bis maximal 160 Quadratmillimeter. Besonders vertrauliche und/oder personenbezogene Daten müssen auf diese Weise vernichtet werden. Darunter fallen beispielsweise Bilanzen, Daten aus dem Personalwesen, Arbeitsverträge oder medizinische Unterlagen.
  • Sicherheitsstufe P-5: Partikelschnitt bis maximal 30 Quadratmillimeter. Diese Sicherheitsstufe ist dann notwendig, wenn es um Daten geht, die unbedingt geheim gehalten werden müssen oder die existenziell wichtig sind. Patente, Unterlagen zur Wettbewerbsanalyse oder gerichtliche Unterlagen können darunter fallen.
  • Sicherheitsstufe P-6: Partikelschnitt bis maximal 10 Quadratmillimeter. Diese freiwillig hohe Sicherheitsstufe findet Anwendung bei Daten, die geheim gehalten werden müssen oder die existenzbeeinflussend sein können. Darunter beispielsweise Patentschriften oder gerichtliche Unterlagen.
  • Sicherheitsstufe P-7: Partikelschnitt bis maximal 5 Quadratmillimeter. Diese freiwillig höchste Sicherheitsstufe dient zur Vernichtung von absolut geheim zuhaltenden Daten. Sie findet Einsatz beispielsweise auf der Ebene von Geheimdiensten oder im militärischen Bereich.

Der Aktenvernichter Vergleich

Die Schnitttechnik und die damit verbundenen Sicherheitsstufen sind sicher die markanten Merkmale eines jeden Aktenvernichters. Es gibt allerdings noch einige weitere Aspekte, die einen Vernichter durchaus zu einem praktischen Bürogerät machen. Die Autostart-Funktion ist besonders praktisch. Durch einen kleinen Hebel, der durch das Einführen eines Dokuments in das Gerät betätigt wird, wird das Schneidwerk in Gang gesetzt. Ist das Dokument vollständig eingezogen, wird der Hebel nicht mehr betätigt. Jetzt setzt die Autostopp-Funktion ein, die das Gerät nicht sofort ausschaltet, sondern für einen kurzen Nachlauf sorgt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Reste des Dokuments im Schneidwerk verbleiben.

Aktenvernichter verstopft - was tun ?

Sollte es einmal zu Problemen beim Vernichten kommen und das Schneidwerk blockieren, ist die Rücklauffunktion hilfreich. Mit ihr läuft das Schneidwerk in entgegen gesetzter Richtung und der noch nicht eingezogene Teil des Dokuments wird wieder herausgegeben. Eine Blockade des Schneidwerks wird damit aufgehoben. Ferner haben Aktenvernichter einen internen Schutz vor Überhitzung. Dieser Fall kann insbesondere bei einfachen Geräten auftreten, wenn sie in kurzer Zeit zu häufig oder zu stark beansprucht wurden. Der Motor des Schneidwerks hat dann eine zu hohe Temperatur erreicht und würde bei weiterem Betrieb Schaden nehmen. Ein temperaturabhängiger Schalter sperrt dann das Gerät so lange, bis der Motor ausreichend abgekühlt ist. Anschließend ist das Gerät wieder voll einsatzbereit. Es kann immer wieder vorkommen, dass sich Papierreste im Schneidewerk verfangen und mit der Zeit die Umdrehung der Schneidewalzen verlangsamen oder das Schneidewerk blockieren. Um dem vorzubeugen empfiehlt es sich die Walzen regelmässig mit Aktenvernichter Öl einzuschmieren oder Aktenvernichter Ölpapier durchlaufen zu lassen. Dadurch finden Papier und Papierreste keinen Halt und fallen direkt in den Auffangbehälter.

Weitere Informationen zu Aktenvernichtern finden Sie auch bei Wikipedia !


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