Ablagesystem Büro

Ablagesysteme - Organisation

Ordnung ist das halbe Leben und das gilt auch oder sogar noch mehr für das Büro. Ohne Ordnung verlängern sich Arbeitsprozesse unnötig, Fehler können vermehrt auftreten. Eine Vielzahl an unterschiedlichen Ordnungsmitteln schafft hier Abhilfe und ermöglicht die zusätzliche Abstimmung auf die am Arbeitsplatz vorhandene individuelle Situation. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Ablagesystem entscheiden, sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre Unterlagen archivieren möchten und nur selten ablagesystem ordnerZugriff benötigen, oder diese informationsbedingt immer griffbereit sein müssen. Handelt es sich um umfangreichere Unterlagen oder nur eine kurze Übersicht, die alle Informationen bereit hält ? Wenn Sie sich über diese Dinge klar geworden sind, ergibt sich daraus die Art des benötigten Aufbewahrungsmittels. Ordner, Briefkorb, Hängemappe, Stehsammler und andere Ablagearten bieten Ihnen umfangreiche Lösungsmöglichkeiten, um Ihr Büro effizient durchzustrukturieren. Wenn Sie sich bewusst machen welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen hat, wird Ihnen der Begriff „Ablage machen“ bald keine Sorgenfalten mehr in die Stirn treiben.

Ablagesysteme für Akten - Ablage organisieren

Bevor Sie Ihre Ablage von Dokumenten beginnen, sortieren Sie diese zunächst alphabetisch nach Verwendungszweck, Wichtigkeit und Datum. Heften Sie zugehörige Vorgänge zusammen. Dies erleichtert Ihnen das spätere Wiederfinden Ihrer Dokumente. Damit Ihre Ordner nicht im Raum verstreut herum liegen bietet sich ein übergeordnetes Ordnungssystem an - der Schrank. Ein Wandschrank, ein Ordnerkarussell, Schubladenschränke oder ein unter Ihrem Schreibtisch sitzender Unterschrank sind Möglichkeiten um das zu realisieren. Die drei beliebtesten Ablagemittel sind außer dem Ordner, Hängemappen und ablagesystem haengemappenEinstellmappen. Während die Ordnerablage oft der Ablage von Verkaufsunterlagen und Mustern oder Herstellerinformationen dient, da mehr Platz benötigt wird um alles unterzubringen, bieten Hängemappen Platz für Preislisten. Einstellmappen können für die Ablage von Kundenaufträgen verwendet werden. Praktisch sind alle drei Ablageformen, da Sie über Etiketten oder Vollsichtreiter beschriftet werden und so auf einen Blick ihren Inhalt anzeigen. Selbstverständlich können Sie die genannten Aufbewahrungsmittel auch anderweitig verwenden, wenn Ihnen dies sinnvoller erscheint.

Ablagekorb Büro

Briefkörbe oder auch Ablagekörbe für den Schreibtisch beinhalten Unterlagen, die noch nicht bearbeitet sind oder aber immer wieder kurzfristig benötigt werden. Da ein Briefkorb stapelbar ist, können Sie auf diese Weise eine umfangreiche Strukturierung ablage briefkorbvornehmen. Arztpraxen können darin Formulare, zu versendende Briefe oder Patientenrezepte „parken“. In Büros können dies Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen, die auf ihre Weiterverarbeitung warten, sein. Die Briefkörbe beschriften Sie mittels eines Klebeetiketts. So wissen Sie immer wo etwas liegt und sparen Zeit. Auf diese Weise können Sie z.B. ein Fach als Ablage Eingangsrechnungen, ein anderes als Fach Ausgangsrechnungen deklarieren. Ein schneller Zugriff auf das gerade Benötigte ist damit sichergestellt.


Archiv Aufbewahrung

Damit Ihr Archiv nicht aus dem Ruder läuft sollten Sie in regelmäßigen Abständen folgende Dinge prüfen:

  • Verfallsdatum: Jedes Dokument unterliegt einem Verfallsdatum. Rechnungen z.B. sind 10 Jahre aufzubewahren, können dann aber vernichtet werden. Alte Preislisten werden durch Aktualisierungen überflüssig, gleiches gilt für Muster und Produktkataloge. Entlasten Sie Ihre Ablage durch konsequente Prüfungen und entsorgen Sie unnütz gewordenes Material. Dadurch werden Sie schneller fündig wenn es sich um das Auffinden tatsächlich relevanter Unterlagen handelt.


Um das nicht zu vergessen richten Sie sich am besten einen entsprechenden Termin auf Ihrem Handy ein und lassen sich erinnern, dass es wieder Zeit ist Ihr Archiv zu entrümpeln.


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